Jouw proces.
Niet dat van jouw medewerker.
Schaalbare processen vormen het fundament van elk succesvol kantoor. Wij helpen accountants- en administratiekantoren om van projectmatig naar procesmatig te werken.
Iedereen werkt hard. Toch staat het kantoor stil.
De agenda zit vol. Deadlines stapelen op. Elk seizoen is een piek. Het team werkt hard. Maar veel van dat werk is herhaling. Handmatig. Persoonsafhankelijk. En elke keer net weer anders.
De ene collega doet de btw-aangifte linksom, de andere rechtsom. Het jaarrekeningdossier wordt bij elke klant nét iets anders opgebouwd. Uitzonderingen zijn de norm geworden. En niemand zegt er iets van, want “zo doen we het hier al jaren.”
Dat is geen persoonsprobleem. Dat is een procesprobleem.
Zolang iedereen op zijn eigen manier werkt, draait het kantoor op individuen. Dat werkt prima, totdat iemand vertrekt, de werkdruk oploopt, of je wilt groeien zonder dat alles bij jou blijft hangen.
Wij helpen accountants- en administratiekantoren om processen te bouwen die schaalbaar zijn, duidelijk eigenaarschap hebben en continu verbeteren. Zodat:
- Werk minder persoonsafhankelijk wordt
- Nieuwe medewerkers sneller op gang komen
- Werkdruk beter beheersbaar wordt
De patronen die we tegenkomen
In de kantoren waar wij binnenkomen, zien we steeds dezelfde knelpunten. Niet omdat deze kantoren het slecht doen. Maar omdat procesmatig werken in de accountancy nog niet de standaard is.
Iedereen z’n eigen winkeltje. Elke medewerker heeft een eigen werkwijze. Dat werkt. Tot er iemand ziek wordt of vertrekt.
De klant bepaalt het proces. Honderd klanten, honderd werkwijzen. In plaats van dat het kantoor de werkwijze bepaalt, stuurt de klant.
Uitzonderingen als startpunt. “Ja maar bij die klant kan dat niet.” De zin die elk verbetertraject doodslaat.
De software bepaalt hoe je werkt. Het proces is ingericht op wat de applicatie kan, in plaats van andersom. Terwijl software jouw proces zou moeten volgen.
Geen eigenaarschap over processen. Niemand is verantwoordelijk voor hoe een proces loopt. Verbeteringen blijven liggen. Eén van de partners lost het op als het escaleert.
Hoe wij naar processen kijken
We beginnen met de vraag die veel kantoren overslaan: waar wil je écht naartoe?
Niet “we willen groeien.” Niet “we willen innoveren.” Maar: wat voor kantoor wil je zijn over drie jaar? Welke klanten wil je bedienen? Hoe ziet je team eruit? En wat doe je bewust niet meer?
Van daaruit werken we naar een plan dat past bij jouw mensen, jouw markt en jouw ambitie. Geen standaard template. Geen aannames. Maar een strategie die geworteld is in jouw werkelijkheid.
En het mooie: strategie hoeft niet groots te beginnen. Ook als je bij ons aanklopt voor een specifiek vraagstuk — je fiscale proces, je softwarelandschap, je teamontwikkeling — beginnen we altijd met de strategische laag. Want pas als je weet waaróm je iets doet, kun je bepalen hóe.
Zodat je niet reageert op wat er gebeurt, maar stuurt waar je naartoe wilt.
Daar helpen wij bij.
Vragen? Neem contact op met Petra.
Wat levert het op?
Op het moment dat processen op orde zijn, verandert er fundamenteel iets in je kantoor. Niet van de ene op de andere dag. Maar stap voor stap.
Rust en overzicht.
Als iedereen op dezelfde manier werkt, weet je waar je aan toe bent. Je ziet sneller waar het stokt. Je kunt bijsturen zonder brandjes te blussen. En je houdt tijd over voor de dingen die ertoe doen.
Minder afhankelijkheid van personen.
Het kantoor draait niet meer op wat één persoon in z’n hoofd heeft. Kennis zit in het proces. Nieuwe medewerkers komen sneller op gang. En het vertrek van een collega is vervelend, maar niet ontwrichtend.
Schaalbaarheid.
Standaardprocessen zijn schaalbaar. Je kunt meer klanten bedienen met dezelfde mensen. Of dezelfde klanten bedienen met meer diepgang. Zonder dat de werkdruk evenredig meegroeit.
Het fundament voor automatisering.
Pas als een proces gestandaardiseerd is, kun je het automatiseren. Wie automatiseert zonder standaard, automatiseert chaos. Met goede processen leg je de basis voor slimme technologie — inclusief AI.
Betere klantervaring.
Snellere doorlooptijden. Consistentere kwaliteit. Minder fouten. Betere communicatie. Dat is wat je klant merkt als jouw processen op orde zijn.
En het telt op.
Stel dat je op elke btw-aangifte tien minuten bespaart. Bij duizend aangiftes per jaar is dat meer dan twee volle werkweken. Die tijd kun je besteden aan advies, aan klantcontact, aan ontwikkeling. Of aan een vrije vrijdagmiddag.
Mogelijke startpunten
Procesoptimalisatie hoeft niet meteen het hele kantoor overhoop te halen. Dit zijn concrete eerste stappen die we bij kantoren zetten.
Uitzonderingen inventarisatie
1 proces, 2–3 weken
We kiezen één proces. Bijvoorbeeld het samenstel- of aangifteproces en brengen alleen de afwijkingen in kaart. Via teaminterviews maken we een lijst van alle uitzonderingen en delen die in: noodzakelijk, historisch of overbodig.
Wat dit je oplevert? Overzicht van alle afwijkingen. 3 tot 5 directe standaardisatiebesluiten. En minder discussie bij elk dossier.
We lossen niet direct alles op. We creëren wel helderheid.
Proces uitschrijven
1 proces, 3–4 weken
Je weet hoe je werkt. Maar staat het ergens? Wij maken het huidige proces visueel in één overzicht. Processtappen, rollen per stap, overdrachtsmomenten en onlogische stappen. Alles wordt meteen zichtbaar.
Wat dit je oplevert? Eén duidelijke procesflow. Zicht op ontbrekende stappen. En zicht op dubbel werk.
Geen herontwerp. Eerst inzicht.
Overlap check
Korte analyse
Waar zit dubbel werk? We leggen controlepunten naast elkaar, vergelijken systemen op dubbele invoer en meten wachttijd tussen stappen.
Wat dit je oplevert? 3 concrete overlapmomenten. Directe tijdswinst. En minder frustratie in de keten.
Proces-eigenaar vastleggen
1 werksessie
Geen proces zonder eigenaar. We stellen voor één proces een rolomschrijving op, leggen de verantwoordelijkheid vast, bepalen één eenvoudige KPI en plannen een vast verbeteroverleg.
Wat dit je oplevert? Één aanspreekpunt. Structurele opvolging. En geen losse verbeterideeën meer die blijven liggen.
BTW
automate
Door BTW automate automatiseren wij de taken rondom de BTW aangiftes. Automatisch toewijzen aan de juiste collega en mooie workflows maken via bijvoorbeeld Microsoft Planner.
JR
automate
Met Jaarrekening automate automatiseren wij de taken rondom het jaarrekening proces. Automatisch toewijzen aan de juiste collega en mooie workflows maken via bijvoorbeeld Microsoft Planner.
Sharepoint
automate
Met Sharepoint automate maken wij workflows en integraties binnen Sharepoint mogelijk. Daarnaast integreren we Sharepoint met andere pakketten voor optimale en efficiente processen.
Veilig mailen
Met Hix kun je al een aantal jaren direct én veilig bestanden delen met jouw klanten. Maar direct bestanden delen vanuit outlook kon nog niet. Met Hix SecureShare add-in is dit nu beschikbaar. Deel gemakkelijk én veilig je documenten met je klanten of externe partijen. De plugin is via de Microsoft appstore eenvoudig te installeren.
Wij werken samen met 50+ klanten, waaronder:
