‘Wij zijn een Auditionbolwerk!’​

Mijn schoonvader is chef-kok. Koken is niet alleen zijn werk, koken is ook zijn hobby. Een dag niet gekookt, is een dag niet geleefd. Maar kunnen we als accountants ook iets van hem leren? Zeker wel! 

Als mijn schoonvader kookt, vallen mij altijd drie dingen op. Het eerste is de liefde voor het afstemmen van de juiste ingrediënten op elkaar en zijn gasten. Het tweede de combinatie van kleuren die uiteindelijk op je bord ligt. En als derde, niet geheel onbelangrijk, zijn vermogen om in simpele bewoordingen uit te leggen wat er op je bord ligt, zonder daar allerlei vaktermen voor te gebruiken. 

‘Wij zijn een Audition-bolwerk! ’ hoor ik kantoren wel eens vol trots zeggen. ‘Wat leuk!’ zeg ik dan – vaak wat sceptisch. ‘Vertel eens wat je dat heeft opgeleverd! Op welke vlakken steekt jouw software uit boven andere applicaties?’ Naast de argumenten dat ‘iedereen er al heel lang mee werkt’ en het daardoor ‘efficiënt’ is, mede omdat we ‘niet hoeven te veranderen’, heb ik nooit echt een overtuigende reden gehoord. Gelukkig kan ik dan vaak legio argumenten aanvoeren, die pleiten voor een op elkaar afgestemd bolwerk van software, te meer omdat – zoals we al eerder vertelden – software in veel gevallen vaak slechts ‘gebruikt’ wordt, zonder het efficiënt in te zetten.

Neem je bedrijfsarchitectuur eens in gedachten. Wat is de achtergrond van je medewerkers? Zijn het jonge medewerkers van generatie X of oudere mensen uit generatie Y? Doe je al minimaal tien jaar met één applicatie voor het samenstellen of boekhouden, of gebruik je voor verschillende klantgroepen ook verschillende applicaties? En stem je jouw verschillende werkzaamheden daarbij af op je doelgroep, of gooi je alles over dezelfde boeg? Mijn schoonvader zou je in het eerste geval voor gek verklaren, we eten immers ook allang niet allemaal meer groenten, aardappels en vlees tijdens de avondmaaltijd. 

Twee voorbeelden waarbij ik je nu laat zien hoe je software kunt afstemmen op twee totaal verschillende klanten:  

Voorbeeld 1 

Je hebt een groep middelgrote handels b.v.’s in je portefeuille. Er is sprake van voorraadbeheer en ordermanagement. Een directe bankkoppeling is een vereiste en we willen graag elektronische factureren ontvangen en elektronisch factureren. Verder wil je digitaal deponeren en sturen op klantspecifieke tussentijdse KPI’s die je met klant hebt vastgesteld.  

Suggestie 1 

In het geval van voorbeeld A heb je een rapportgenerator nodig die een taxonomie van een middelgrote b.v. aan kan. Je kiest dan waarschijnlijk voor CaseWare of Audition. Het boekhouden en voorraadbeheer kan jij (of je klant) mooi bijhouden in de ERP versie van AFAS Profit. De bankkoppeling is tegenwoordig een no-brainer, ongeacht de grootte van een onderneming. Aan de leveranciers die de facturen aan jou nog niet in elektronisch ubl-formaat sturen, vraag je dit voortaan wel te doen en mocht dit echt niet mogelijk zijn, maak je gebruik van een service als die van go2ubl of Basecone. Verder maak je een klantspecifiek dashboard aan in Visionplanner, waarbij je direct stuurt op alle door de klant en jou belangrijk gevonden KPI’s. 

Voorbeeld 2 

Je hebt een groep ZZP-ers in je portefeuille. Ze zijn een kolommenbalans aan het einde van het jaar gewend en een fiscale aangifte die voor ze gedaan wordt – en die ze niet begrijpen. Ze zijn altijd hun bonnetjes kwijt, vragen veel aandacht, maar mogen je eigenlijk niets kosten. 

Suggestie 2 

Een klant als deze geef je natuurlijk geen dure ERP-applicatie. Kies liever iets dat makkelijk te begrijpen is en er overzichtelijk uit ziet, zoals Yuki. Je kunt meteen al indruk maken, door de contactmomenten die je klant met je zoekt, te versterken met een beschikbaar standaarddashboard vanuit Visionplanner. Elementen van het recente DGA-dashboard dat Visionplanner heeft toegevoegd als standaard, kun je bijvoorbeeld makkelijk combineren met het Managementoverzicht en zo ‘omtoveren’ naar een ZZP-dashboard. Hoef je dus nauwelijks tijd in te stoppen om te ontwikkelen, maar biedt wel meteen meer inzicht dan een kolommenbalans voor een klant.

Het probleem met bonnetjes los je al op met Yuki, omdat hier de scan-en-herken oplossing DizzyData in geïntegreerd is: fotootje van het tankbonnetje en klaar is je klant! Hoef jij bovendien niet meer te gaan slepen met een papieren ordner waarin je die bonnetjes bewaard, nadat je ze geperforeerd hebt en één voor één in diezelfde ordner hebt gestopt. Want daar heb je helemaal geen tijd voor. 

Conclusie

Twee verschillende klanten, waarbij je voor iedere klant kunt kiezen wat het beste aansluit bij zijn onderneming. Door de juiste applicatie te kiezen voor je klant, bespaar je tijd en kosten, mijd je onnodige ballast en heb je ruimte in je agenda om andere werkzaamheden op te pakken, zoals het in simpele woorden aan je klant uitleggen wat er op die kolommenbalans staat, zonder daar allerlei vaktermen voor te gebruiken. Jij blij, klant blij én mijn schoonvader blij omdat je zijn drie principes toegepast hebt! 

Ook blij worden 🙂 ? 

Wellicht vind je het leuk na het lezen van dit artikel, om eens een vrijblijvend gesprek met bottleneck-it te hebben. Neem contact op op stuur een berichtje, dan kunnen we kijken of we iets voor elkaar kunnen betekenen. 

niels@bottleneck-it.nl  

06 34 26 38 01