Scan- en herkenapplicatie optimalisatie:

Voor een accountantskantoor mogen we de gehele financiële straat onder de loep nemen. We zijn begonnen met in kaart brengen van het totaalproces, van scan-en-herkenapplicatie tot jaarrekeningsoftware. Al snel bleek dat er aan het begin van het proces, gedurende het scan-en-herkenproces, veel tijdwinst te behalen viel.

We maakten inzichtelijk welke acties er vnl. voor zorgden dat de beoogde 60% herkenning van facturen niet behaald werd. Bewustwording in de manier waarop de software gebruikt wordt, was een grote factor van invloed. I.p.v. dat de software gebruikt werd om werk te vergemakkelijken, werd de software vooral gebruikt als onderdeel van dagelijkse werkzaamheden, zonder na te denken over juiste inrichting. Hierdoor werden belangrijke parameters om in te vullen per administratie, over het hoofd gezien.

We organiseerden in samenwerking met de leverancier van de software een kennissessie op kantoor. Medewerkers kregen handvatten mee om per administratie de puntjes op de i te zetten.

Per kwartaal houden we in een dashboard bij met hoeveel procent de herkenning stijgt, welke administraties achterblijven én proberen we aanlevering van facturen over de maanden gedurende het jaar te spreiden, zodat piekdrukte geminimaliseerd wordt