rapportage

Wat?

De bottleneck van Adminit?

over Adminit

Adminit is een administratiekantoor in Driebergen. Bij hen staat het persoonlijk contact met de klant voorop, naast gemak en duidelijkheid.

toename omzet

%

toename rendement

%

toename kosten

%

de bottleneck

Samen met Mariëtte van Adminit zijn we in de bottleneck van de organisatie gedoken. De belangrijkste hulpvraag was dat ze alles graag efficiënter wilden gaan inrichten. Ze werkten overwegend met offlineapplicaties voor CRM en urenregistratie. De Office-omgeving was niet volledig ingericht. De applicaties waren niet op elkaar afgestemd. Kortom, veel handelingen moesten handmatig uitgevoerd worden en er was weinig overzicht. Hierdoor verlies je bij meer werk en meer klanten de controle over het proces, waar we dus snel een oplossing voor moesten vinden.

waar naartoe?

Wij gingen aan de slag om overzicht te creëren in het gehele proces van begin tot eind, om klanten beter en efficiënter te kunnen bedienen. Uiteindelijk was het doel om onderaan de streep geld en tijd over te houden, een hoger rendement. Tijd en geld wil je tenslotte zo optimaal mogelijk besteden. Een belangrijke voorwaarde was wel dat het proces niet ten koste mocht gaan van het persoonlijke contact met de klant.

onze 'solve'

Stap 1: Keuzes maken rond processen
In deze eerste stap hebben we voor Adminit alle processen in kaart gebracht, om inzicht te krijgen in de stand van zaken. Vervolgens hebben we Adminit en onszelf de vraag gesteld: Wat gaan de processen worden? Wat blijven we doen en waar stoppen we mee? Daarbij hebben we ook een aantal rapportages opgetuigd. Om keuzes te kunnen maken is het verzamelen van data erg belangrijk. Welke uren worden er geschreven op welke klanten en processen? Dit is het uitgangspunt geweest voor de inrichting en optimalisatie van de processen. Op deze manier behoud je ook na het doorvoeren van de veranderingen het inzicht en een referentiekader.
Stap 2: De tarieven onder de loep
Bij deze stap hoorden een aantal belangrijke vragen: hoe kunnen we de dienstverlening zo overzichtelijk en duidelijk mogelijk maken voor de klant? Welke dienstverlening valt er onder de verschillende pakketten en wat doen we met de tarieven? Wat zijn de voorwaarden die horen bij de dienstverlening van Adminit, en welke verantwoordelijkheid kunnen we neerleggen bij de klant als we werken met scherpe tarieven? Het uitgangspunt was dat een afwijking in het proces schadelijker is dan een afwijking van het tarief. Een klant kan bijvoorbeeld vanwege hoge aantallen mutaties duurder uit zijn, maar dat mag het proces niet anders maken. In deze stap hebben we de dienstverlening van Adminit onderverdeeld in 3 pakketten met heldere abonnementstarieven onder duidelijke voorwaarden.
Stap 3: Aanpassing van de website
Een nieuwe werkwijze wil je als organisatie natuurlijk laten blijken aan je klanten. Adminit wilde gemak en duidelijkheid voor de klant uitstralen, het proces centraal. Daarom is op basis van de gemaakte keuzes ook de website aangepast in samenwerking met WIJ communiceren.
Stap 4: Pakketten kiezen die aansluiten bij de processen
Tegelijkertijd werd gekeken welke pakketten en applicaties goed aansloten bij de processen van Adminit. Hierbij zijn integraties en koppelingen tussen pakketten onmisbaar. Bij deze keuze stond het gebruikersgemak voor kantoormedewerkers en klanten voorop. Cloud-pakketten kregen daarom de voorkeur, zodat meerdere koppelingen met andere applicaties en pakketten altijd mogelijk zijn.
Stap 5: De pakketten implementeren en optimaliseren
De keuze viel op onderstaande pakketten en applicaties: - Yuki en Exact voor de financiële administratie - NMBRS voor de loonadministratie - Visionplanner voor het overzicht van de jaarrekeningen en rapportages - Nextens voor fiscale aangiftes - SecureLogin voor interne SSO en accorderingsslagen bij de klant middels sms-accordering - Sharepoint waarin alle documenten automatisch en gestructureerd worden opgeslagen in de klantdossiers - TimeChimp voor urenregistratie en facturatie
Stap 6: Rapporteren
De laatste stap die werd gezet is het updaten van de rapportages en dashboards om inzicht en overzicht voor de toekomst te garanderen. We hebben per klant zichtbaar gemaakt wat de software kosten en de besteedde uren zijn per periode. Dit hebben we afgezet tegen de omzet per type dienstverlening. Op deze manier is snel zichtbaar welke klanten nog suboptimaal meedraaien in de processen. Bovendien is het veel krachtiger om te kijken naar de omzet componenten per klant dan onder aan de streep te kijken hoe er gedraaid wordt over alle klanten heen. Hierdoor zie je sneller waar precies de kansen liggen voor verbetering en hoger rendement.

Resultaat

In één jaar tijd is het gelukt om het volledige kantoor over te zetten naar gestandaardiseerde processen en werkt iedereen bij Adminit met meer gemak met elkaar en met klanten samen. De omzet is verdubbeld terwijl de kosten minimaal (2%) zijn gestegen, en het rendement is twee keer zo hoog. Het inwerken van nieuwe medewerkers verloopt makkelijker en er worden relatief minder uren geschreven op de standaard processen. Nu kunnen klanten met meer gemak bediend worden en blijft er budget over voor extra dienstverlening. 

van Adminit

“Een prettige samenwerking en een mooi eindresultaat! De kwaliteiten van de medewerkers bij Bottleneck liggen niet alleen op automatiseringsgebied, maar ze halen ook het beste uit de ondernemers naar boven. Stimuleren om te ontwikkelen!”

over ons_Mesa de trabajo 1