5 redenen waarom en 4 tips hoe administratie- en accountantskantoren software moeten doorbelasten.
De één doet het wel, de ander nog niet: software doorbelasten. Wij kwamen in 2020 tot twee conclusies:
- de groep kantoren die software doorbelast, is kleiner dan de groep die dit niet doet.
- van de groep die niet doorbelast, wil minimaal de helft dit wel doen maar weet niet waar te starten
Verder bleek dat de groep die niet doorbelast, minder vaak werkt met vaste prijzen, abonnementen of ‘packages’ en factureert o.b.v. uren * tarief.
Een mooie reden voor ons om zo aan het eind van het dit jaar 5 redenen aan jullie te geven waarom je software zou moeten doorbelasten, maar ook meteen 4 tips hoe je het doorbelasten kunt toepassen en verantwoorden bij jouw klanten.
5 redenen waarom je software doorbelast:
- jouw klant profiteert van efficiënt ingerichte software
- doorbelasting van de softwarekosten vult de omzet op die ‘verloren’ (minder uren * tarief) is gegaan door het efficiënt inrichten van software
- software efficiënt inrichten en onderhouden om daar het maximale uit te halen voor je klant, is een service die je verleent richting je klant (anders had de klant dit immers zelf moeten doen)
- licentiekosten van (cloud)software worden vrijwel ieder jaar geïndexeerd, net als je medewerker-tarieven: de eerste neemt de afgelopen jaren echter harder toe dan de tweede, waardoor je ieder jaar een beetje dief van je eigen portemonnee bent
- je bindt je klant voortaan niet alleen vanwege je vak-expertise; je bindt je klant ook vanwege jouw technische kennis waardoor klanten meer vragen gaan stellen aan jou, wanneer zij op zoek zijn naar andere (software)oplossingen… een win-win dus!
4 tips hoe je software doorbelast:
- ga bijv. uit van de softwarekosten + een acceptabele marge bij het doorbelasten, waarbij je de marge gebruikt als budget voor toekomstige, nieuwe investeringen
- gebruik het ontstane budget voor investeringen in (nieuwe) software of data-analyse over hoe efficiënt je software eigenlijk ingericht is, zodat je daar nog meer kosten op kunt besparen en tijd mee kunt winnen
- verdeel de softwarekosten over al je klanten onder een generieke noemer of neem een vast percentage van de omzet en factureer dit maandelijks zodat het bedrag laag en acceptabel blijft
- maak onderscheid tussen dienstverlening en softwarekosten op de factuur: zo blijven accountantskosten gelijk en is voor jouw klant exact in te zien wat er doorbelast wordt voor software die jij voor hem zo hebt ingericht dat je klant niets anders kan constateren dat zij hier in feite op verdienen
Afgelopen jaar hebben we verschillende kantoren geholpen met het inzichtelijk maken van de software en het doorbelasten daarvan. Verder keken we ook of de software zo gebruikt werd, dat er daadwerkelijk service en waarde toegevoegd werd door het gebruik ervan.
Uiteindelijk kun je dat maar op één manier doen: de keiharde cijfers meten!
Weten hoe jij dit aan kunt pakken in 2021? Neem contact op en we mailen je een aantal tips en een stappenplan!
